Qué puede recibir el empleador de la batería
Terminas de aplicar la batería y la empresa te pide “los resultados”. La pregunta es qué le puedes entregar. La Resolución 2764 de 2022 responde de forma clara: la empresa recibe consolidados para intervenir, nunca los instrumentos ni los resultados individuales.
Lo que el empleador no puede tener
El parágrafo del artículo 5 de la Resolución 2764 es tajante. En ningún caso el empleador o contratante puede tener, conservar o anexar copia de:
- Los instrumentos diligenciados: ficha de datos generales y cuestionarios intralaboral, extralaboral y de estrés.
- La historia clínica ocupacional del trabajador.
Tampoco puede guardarlos en la hoja de vida del trabajador. Esto cubre el papel y también los archivos digitales con las respuestas de cada persona.
El manual general de la batería va en la misma línea. Los resultados individuales son confidenciales. El trabajador puede conocer los suyos mediante un informe del psicólogo que lo evaluó. Otra instancia de la empresa solo puede conocerlos con autorización escrita del trabajador y por intermedio del médico especialista en salud ocupacional o medicina del trabajo.
Lo que sí recibe
La empresa recibe los informes consolidados de grupo. Según el artículo 5, estos reposan en los archivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y se usan únicamente para la intervención psicosocial.
El manual agrega que el psicólogo evaluador puede presentar dentro de la empresa las estadísticas generales de la evaluación. Al hacerlo, debe garantizar la confidencialidad de la información individual.
En la práctica, el consolidado muestra resultados agregados por dominio, dimensión y nivel de riesgo, más las recomendaciones. Si quieres ver qué incluir, revisa qué debe incluir el informe de riesgo psicosocial.
Quién custodia los instrumentos
El artículo 5 de la Resolución 2764 distingue tres casos:
- IPS contratada por la empresa: la institución custodia los instrumentos y los archiva en la historia clínica ocupacional.
- Servicios médicos de la empresa con psicólogos especializados: los médicos y psicólogos tienen la custodia y responden por la confidencialidad.
- Psicólogos especializados externos: asumen la custodia según el artículo 10 de la Ley 1090 de 2006, con las mismas reglas de archivo de la historia clínica.
La misma norma dice que los reportes individuales van a la historia clínica ocupacional de cada trabajador. Por eso las reglas de esa historia también aplican.
Un cambio que debes tener presente
Para los servicios médicos de la empresa, la Resolución 2764 remite al artículo 16 de la Resolución 2346 de 2007. Esa resolución ya no está vigente: la derogó el artículo 36 de la Resolución 1843 de 2025, que ahora regula las evaluaciones médicas ocupacionales y la historia clínica ocupacional.
Lo relevante de la nueva norma para este tema:
- La historia clínica ocupacional es un documento privado y sometido a reserva (artículos 3 y 31).
- La custodia, el archivo y la conservación corresponden al prestador de servicios de seguridad y salud en el trabajo que generó la atención. Se conserva por un mínimo de 20 años (artículo 30).
- Como regla general, el empleador no puede tener, conservar ni anexar copia de la historia clínica ocupacional (artículo 30).
- En las evaluaciones médicas, el empleador recibe el concepto médico ocupacional y un diagnóstico general de salud sin datos individuales (artículos 4 y 20).
La lógica es la misma que en la batería: la empresa recibe información agregada para actuar, y lo individual queda bajo reserva profesional.
Buenas prácticas para el evaluador
- Deja la custodia por escrito. El contrato debe decir quién guarda los instrumentos, dónde y cómo se archivan.
- Entrega solo agregados. No envíes bases de datos con respuestas por persona, ni siquiera “para revisión”.
- Cuida los grupos pequeños. Un resultado por área de dos o tres personas puede revelar quién respondió qué. Agrupa antes de presentar.
- Explica el uso desde el inicio. El trabajador debe saber, antes de responder, para qué se usará su información. Revisa el consentimiento informado.
- Recuerda el fin. Los consolidados sirven para intervenir. Úsalos para el plan de acción y el sistema de vigilancia epidemiológica, no para decisiones sobre personas.